Quand on pense à la location d'une salle pour un événement, on imagine souvent les quatre murs qui l'entourent. Mais, et si je vous disais que l'extérieur peut être aussi, sinon plus, important que l'intérieur ? Que vous organisiez un mariage, un anniversaire, une conférence ou tout autre événement, l'utilisation des espaces extérieurs peut transformer une bonne fête en un moment mémorable. Alors, comment maximiser l'utilisation des espaces extérieurs lors de la location d'une salle ?
1. Comprendre le potentiel de l'espace extérieur
Avant tout, il est essentiel de bien comprendre ce que vous avez à disposition. Les espaces extérieurs varient énormément d'un lieu à l'autre. Certains ont de vastes jardins, d'autres des terrasses, et certains des cours intérieures. Prenez le temps d'explorer ces zones lors de la visite initiale du lieu. Identifiez les points forts comme les belles vues, les zones ombragées, ou les endroits qui captent parfaitement la lumière du soir.
Une fois que vous avez identifié ces atouts, vous pouvez commencer à penser à comment les intégrer dans votre événement. Peut-être que la terrasse pourrait servir de lieu pour un cocktail au coucher du soleil, ou que le jardin pourrait être l'endroit parfait pour une cérémonie.
2. Pensez à la logistique
L'un des plus grands défis lorsqu'on utilise les espaces extérieurs est la logistique. Vous devez vous assurer que tout est facilement accessible depuis la salle principale. Par exemple, si vous envisagez d'installer un bar à l'extérieur, assurez-vous qu'il y a suffisamment de place pour le personnel et pour les invités.
La gestion des flux est aussi cruciale. Vos invités doivent pouvoir se déplacer librement entre l'intérieur et l'extérieur sans encombre. Pensez à placer des panneaux indicatifs pour que les gens sachent où aller, surtout si l'espace extérieur est vaste.
3. Protégez-vous des éléments
Les caprices de la météo peuvent ruiner un événement en plein air. Pour éviter les mauvaises surprises, pensez à installer des tentes ou des parasols qui protégeront vos invités du soleil ou d'une averse inattendue. Une autre solution consiste à avoir des espaces couverts à proximité immédiate, où les gens peuvent se réfugier en cas de mauvais temps.
Le chauffage ou la climatisation extérieure peut aussi être une option si vous prévoyez un événement en début de soirée ou en hiver. Les chauffages d'extérieur sont de plus en plus courants et peuvent rendre une soirée fraîche bien plus agréable.
4. Créez une ambiance extérieure unique
L'une des plus grandes forces d'un espace extérieur est sa capacité à offrir une ambiance naturelle. Mais vous pouvez également y ajouter votre touche personnelle. L'éclairage joue un rôle clé ici. Des guirlandes lumineuses, des lanternes ou des bougies peuvent transformer un simple jardin en un lieu féerique.
La décoration est également essentielle. Que vous optiez pour un style bohème avec des tapis et des coussins, ou un style plus classique avec des fleurs et des chaises en bois, l'extérieur doit refléter l'ambiance générale de votre événement. N'hésitez pas à jouer avec la nature environnante pour accentuer cette ambiance : des compositions florales qui reprennent les couleurs du jardin, par exemple, ou des objets décoratifs en matériaux naturels.
5. Utilisez les espaces extérieurs pour des activités spécifiques
Les espaces extérieurs sont parfaits pour organiser des activités qui seraient difficiles à faire à l'intérieur. Un photobooth en plein air, par exemple, peut être un excellent moyen de divertir vos invités tout en capturant des souvenirs uniques. Un coin jeux pour les enfants, des activités de team-building pour les entreprises, ou même un espace chill avec des hamacs pour que vos invités puissent se détendre, les options sont infinies.
Si vous organisez un mariage, pourquoi ne pas prévoir une cérémonie à l'extérieur suivie d'un dîner à l'intérieur ? Cela permet de profiter des deux espaces de manière optimale.
6. Assurez-vous du confort de vos invités
Un espace extérieur, aussi beau soit-il, doit être confortable pour vos invités. Pensez à mettre en place des coins assis avec des coussins et des plaids, surtout si l'événement se déroule en soirée. Des solutions pour le chauffage ou des ventilateurs peuvent aussi être envisagés pour garantir un confort optimal.
Le choix des meubles est crucial : des meubles légers, mais solides, résistants aux intempéries, sont idéaux. Pensez également à des tapis d'extérieur pour rendre les sols plus agréables et à des éléments comme des parasols pour créer des zones d'ombre.
7. Jouez avec les contrastes entre intérieur et extérieur
L'alternance entre l'intérieur et l'extérieur peut être un atout majeur pour votre événement. Par exemple, vous pouvez réserver l'intérieur pour les moments plus formels, comme les discours ou les dîners, et utiliser l'extérieur pour des moments plus décontractés comme les apéritifs ou les danses.
En jouant avec les contrastes entre ces deux espaces, vous offrez à vos invités une expérience dynamique qui garde leur intérêt tout au long de l'événement.
8. Pensez à l'impact sonore
L'acoustique en extérieur peut être un défi, mais elle peut aussi être un avantage si elle est bien maîtrisée. Utilisez des haut-parleurs adaptés pour que tout le monde puisse profiter de la musique ou des discours, mais attention à ne pas déranger le voisinage si vous êtes en zone urbaine.
Des solutions simples comme les rideaux acoustiques peuvent aider à contenir le son et éviter qu'il ne se disperse trop, tandis que des paravents peuvent servir à délimiter des espaces spécifiques pour les zones plus bruyantes.
9. Respectez l'environnement
L'une des grandes tendances actuelles est de s'assurer que votre événement est aussi écologique que possible. Cela s'applique particulièrement aux espaces extérieurs. Privilégiez des décorations réutilisables, évitez les plastiques à usage unique, et pensez à des options écologiques pour le chauffage ou l'éclairage.
Vous pouvez aussi aller plus loin en collaborant avec des fournisseurs locaux pour vos besoins en nourriture et en boissons, ou en mettant en place des stations de recyclage visibles pour vos invités.
10. Anticipez les besoins pratiques
Enfin, n'oubliez pas les petits détails pratiques qui feront toute la différence. Pensez à l'éclairage des chemins pour que vos invités puissent se déplacer en toute sécurité une fois la nuit tombée. Des poubelles bien disposées éviteront que des déchets ne soient laissés dans les espaces extérieurs. Et surtout, n'oubliez pas les toilettes. Si celles de l'intérieur sont trop éloignées, envisagez de louer des sanitaires supplémentaires.
Des éléments comme une table d’appoint pour que les invités puissent poser leurs verres ou leurs assiettes, ou un vestiaire extérieur pour que les gens puissent y laisser leurs manteaux, peuvent sembler accessoires, mais ils contribueront grandement au confort global de votre événement.
Conclusion
Maximiser l'utilisation des espaces extérieurs lors de la location d'une salle peut transformer un événement ordinaire en un moment inoubliable. En pensant à la logistique, au confort de vos invités, à la décoration et en anticipant les imprévus, vous pourrez profiter pleinement de ces espaces souvent sous-estimés. Que vous optiez pour une soirée étoilée en plein air ou une cérémonie au milieu de la nature, l'extérieur offre un cadre unique et mémorable. Ne sous-estimez pas le pouvoir de ces espaces extérieurs et faites-en un élément central de votre prochain événement.
